Soft skillek 3.rész - A meetingkultúra

Hiba lenne azt gondolni, hogy a technológia világából származó vezetésre vonatkozó megállapítások nem igazak az önkéntesekkel való munkára. Valószinűsíthető, hogy méginkább igaz az, hogy az önkéntesekkel folytatott munka során még hangsúlyosabb a soft skillek fontossága. A soft-skill sorozatunkban a következő témákat vesszük végig egy-egy cikk során:

1. A visszajelzés kultúrája
2. A megoldásfókuszú gondolkodás
3. A meetingkultúra
4. A transzparens kommunikáció

Kezdjük is!

Megbeszélés újratöltve - A meetingkultúra

Nekünk cserkészeknek, vagy általánosságban önkéntesekkel dolgozó vezetőknek, vajon mennyibe kerülnek az eredménytelen meetingek, találkozók? Számszerűsíteni nagyon nehéz lenne, de okozhatnak motivációvesztést, frusztrációt, érdektelenséget, esetleg a cserkészet ill. az önkéntes tevékenység feladását is. Mindez nagy ár azért, amit ki lehet küszöbölni. 

Az amerikai vállalatoknak évi 37 milliárd dollárjába kerülnek az eredménytelen meetingek. (Forrás: MeetingKing, 2013.)

1. Érkezzünk meg!

Egy megbeszélésre nem csak fizikailag, hanem szellemileg és lelkileg is meg kell érkezni!

Az első dolog, amivel sokat javíthatunk egy találkozü hatékonyságán, hogy az elején „becsekkolunk”. Ez alatt nem névsorolvasást értünk, hanem egyfajta összehangolódást, hogy megtudjuk, ki „miben van most”. Ha reggel óta fáj a foga, azt, ha csak szimplán bal lábbal kelt fel, akkor azt. A lényeg, hogy mindenki számára világos legyen, milyen lelkiállapotban jelent meg a másik, megértse azt, és reagálni tudjon rá. Elsőre ez inkább időhúzásnak tűnhet, mint hatékonyságnövelő módszernek, de egyáltalán nem az. 

A Google két éven át több mint 180 csapat bevonásával végzett kutatása bebizonyította, hogy amitől a szupercsapatok igazán szuperek lesznek, az nem más, mint a pszichológiai biztonság. Azaz nem félnek egymás előtt felvállalni az ötleteiket, de az aggodalmaikat és a problémáikat sem.

2. Legyen a fókuszban a célfókusz!

Ne felejtsük el, hogy a találkozó célfókuszú együttlétet jelent, ahol a résztvevők azért ülnek össze, hogy valamit közösen előremozdítsanak a mozgalomban.

Ez bármilyen triviálisan hangzik is, valószínűleg nem az, hiszen az emberek majdnem felének máson jár az esze egy meeting alatt, tízből kilenc pedig ábrándozik inkább. Sokat javíthatunk ezeken a számokon, ha a megbeszélés elején kimondjuk, hogy pontosan hova szeretnénk eljutni a végére. Persze, csakúgy, mint a feedback, a „goal setting” is csak akkor hasznos, ha konkrét.

Akcióterv

Ahelyett, hogy „jó lenne megoldani ezt problémát”, mondjuk azt, hogy úgy szeretnénk felállni az asztaltól, hogy van egy ötlépcsős akciótervünk a megoldásra, kijelölt felelősökkel és pontos határidőkkel. A lényeg, hogy mindenki világosan lássa, mi a cél és mi a feladat, és hogy az számonkérhető.

3. Jelöljünk ki facilitátort!

Ő az, aki figyelemmel, kérdésekkel és a keretek betartatásával segíti elő a meeting sikerét: ügyel rá, hogy a résztvevők ne szakítsák félbe egymást, ne vesszenek össze és ne csússzanak ki az időből.

Egy három-négyfős megbeszélést a résztvevők maguk is jó eséllyel lebonyolítanak, hiszen csakúgy, mint az osztályteremben, ennyi ember még képes olajozottan kommunikálni egymással. Öt fő felett viszont már érdemes kijelölnünk egy facilitátort, aki felügyeli, koordinálja és összefogja a csapat munkáját. 10 fő fölött érdemes kiscsoportokra osztódni. 

ÍGY CSINÁLHATOD

Kezdjetek minden megbeszélést azzal, hogy becsekkoltok, majd megnézitek, mi az az állapot, ahova a megbeszélés végére el akartok jutni!

Amikor végeztetek, a hatékonyságot két egyszerű kérdéssel tudjátok ellenőrizni:

• mennyire volt ambiciózus a célkitűzés,
• és elértétek-e, amit elképzeltetek.

Javíthatjátok az eredményességet és feldobhatjátok a megbeszéléseket gamificationnel is: osszatok ki szerepkártyákat a résztvevőknek – például valaki az időkereteket, valaki pedig a megoldásfókuszt figyeli – és a végén találjátok ki, kinek mi volt a feladata! Így egyrészt a szabályok betartatása mindenki felelőssége lesz, másrészt azzal, hogy szétosztjuk a szerepeket, tudatosítjuk a kereteket is.

VEZETŐI MEGBESZÉLÉS 2.0

A legegyszerűbb módszer, amivel jelentősen növelhetjük a vezetői megbeszéléseink hatékonyságát az, hogy minden egyes alkalommal pontosan kitűzzük, minek kell meglennie a megbeszélés végén, hogy sikeresnek tekinthessük azt (lásd 2. pont).

Hogy egyszerűen utánkövessük, mennyire hatékonyak a találkozóink, még egy lépést érdemes bevezetni. Kérjünk meg minden résztvevőt, hogy válaszoljon két kérdésre:

1. Elég ambiciózus volt a célkitűzés?
2. Elérte a meeting a célját?

A válaszok segítségével roppant egyszerű mérési módot kapunk annak ellenőrzésére, hogy a vezetői megbeszéléseink mennyire működnek jól. Ezen felül érdemes lehet még más tényezőket is rögzíteni, például, hogy hányan vettek részt és közreműködött-e facilitátor. Így különböző összefüggéseket tudunk megfigyelni minimális időráfordítással.

Forrás: