Soft skillek 1.rész - A visszajelzés kultúrája

Hiba lenne azt gondolni, hogy a technológia világából származó vezetésre vonatkozó megállapítások nem igazak az önkéntesekkel való munkára. Valószinűsíthető, hogy méginkább igaz az, hogy az önkéntesekkel folytatott munka során még hangsúlyosabb a soft skillek fontossága. A soft-skill sorozatunkban a következő témákat vesszük végig egy-egy cikk során:

1. A visszajelzés kultúrája
2. A megoldásfókuszú gondolkodás
3. A meetingkultúra
4. A transzparens kommunikáció

Kezdjük is!

Mit kezdjünk a csúnya pulcsival? - A visszajelzés kultúra

Rendszeres visszajelzés hiányában az őrsvezetők, vezetők, egyszóval az önkéntesek 98%-ának csökken a motiváltsága.

Ahhoz tehát, hogy egy csapat, egy közösség flottul működjön, nem elég elküldeni a jó embereket VK-ba vagy feladatot adni nekik: azon legalább annyi múlik, hogy a csapattagok hogyan kapcsolódnak egymáshoz és megvan-e a támogató közeg a folyamatos fejlődéshez. Ehhez pedig elengedhetetlen
a jól működő visszajelzés kultúra: így elősegítjük azt, hogy a vezetőink motiváltak és kreatívak maradjanak hosszútávon, és ezt a kultúrát adják tovább a következő vezetői generációnak, ezzel formálva a mozgalmat. De hogyan álljunk neki kiépíteni ezt? És mi kell ahhoz, hogy fent is tudjuk tartani?

1. Koncentráljunk a jó példákra!

A fejlődés legfontosabb feltétele, hogy az ember biztonságban és támogatva érezze magát.

Érdemes megfogadni Ken Blanchard sokat idézett tanácsát:

„Kapj rajta valakit, amint éppen jól csinál valamit, és mondd el neki!”

A jó visszajelzés kultúra mindenekelőtt pozitív, vagyis sokkal több pozitív visszajelzést kell adnunk, mint negatívat. 

De mennyivel többet?

A menedzsmentguru például négyszer annyira esküszik, míg a Harvard kutatói szerint kb. 6:1 a tökéletes arány (ami egyébként a boldog házasság titka is). 

Ebben mi akadályoz meg?

Van belénk kódolva egy evolúciós akadály, amit le kell győznünk. Sokkal könnyebben vesszük észre, ha valami zavar minket.

Ez biztos zsákutca: egyrészt sosem fogunk tudni minden hézagot betoldozni magunk körül, másrészt valódi változást csak a pozitív viselkedésformák megerősítésével tudunk elérni. 

Fókuszáljunk a jó példákra: ne azt tegyük szóvá, ha valaki öt perccel később ér oda őrsire vagy vezetői megbeszélésre, inkább azt, ha valaki mindig időben! Ne arról beszéljünk, hogy nincs itt Pistike, hanem arról, hogy itt van mindenki más. Ne arra panaszkodjunk a megjelent vezetőknek, hogy ki nincs ott, hanem fejezzük ki hálánkat a megjelenteknek. 

2. Ne személyeskedjünk!

Inkább aranyszabály, mint tipp: visszajelzést soha ne személyiségre, hanem viselkedésre adjunk. 

Ha valaki például azt hallja, hogy lusta, úgy fogja érezni, hogy vele, mint emberrel van baj. És az egyetlen dolog, amit egy ilyen visszajelzés elindít, az az önvédelmi mechanizmus. Az agyunk ebben is ellenünk dolgozik: egyszerűen imád felcímkézni, vagyis
leegyszerűsíteni dolgokat. 

Mi a helyes hozzáállás?

Egy jó visszajelzés kultúra azon a szemléleten alapul, hogy az ember nem valamilyen, hanem van egy csomó viselkedése, amik mind pici részei az énjének. Amikor valaki visszajelzést ad, azt nem a másik énjére adja, hanem olyan apró dolgokra, amiken tud változtatni. 

3. Menjünk bele a részletekbe!

Ügyeljünk rá, hogy ha visszajelzést adunk, az mindig konkrét és részletes legyen.

A visszajelzés-folyamat nemcsak a mennyiségről, hanem a minőségről is szól. Mindig készítsünk „mentális videófelvételt”, azaz rögzítsük fejben minél pontosabban azt a viselkedésformát, amiről visszajelzést szeretnénk adni valakinek, és „nézzük
vissza”, mielőtt leülnénk beszélni róla!

Igyekezzünk egyértelműen elmondani, hogy mi volt teljesen szuper, mi kevésbé, és mit kellene máshogy csinálni.

Tök jól vezetted a játékot!

Az, hogy „Tök jó volt, ahogy vezetted a játékot!” bók, nem visszajelzés. Vagyis jól esik hallani, de épülni, építkezni nemigen lehet belőle. Aki tök jó volt, profin vezette a játékot? Érthetően mondta el a szabályokat? Következetesen be is tartatta azokat? 

4. Beszéljünk magunkról!

Amikor valami nem tetszik a másik viselkedésében, ne róla adjunk visszajelzés, inkább magunkról!

Például: „Ebben a negyedévben negyedszer maradt el az őrsi, és ez most engem azért frusztrál, mert emiatt az őrstagjaid a negyedéves kihíváson nem tudnak majd részt venni”. Így nem minősítem a másikat, hanem felnőttként kezelem és lehetőséget kap megérteni, hogy bennem mi zajlik le. 

A kulcs az empátiakeltés!

Nem mindegy, mikor vetjük be. Nem kell rögtön negatív visszajelzést adni egy viselkedésre, hanem csak akkor, ha az ismétlődik. Keress mintázatokat, elsőre nem kell szólni, van hogy másodjára sem, de ha harmadszor is előfordul, arra már érdemes visszajelezni. A fogadó félnél is gyakran a hármas a bűvös szám. Amikor először kap valaki negatív visszajelzést, ami szerinte nem jogos, nem változtat a viselkedésén. Másodszorra valószínűleg már elgondolkozik rajta, harmadszorra pedig jó eséllyel el is fogadja. 

5. Feedbackre nincs feedback! 

A feedback olyan, mint a karácsonyi ajándék: mindig azt kell feltételeznünk, hogy azt szeretettel, jó szándékkal adják.

Előfordul persze, hogy megkapjuk a csúnya pulóvert, de azt is megköszönjük és elrakjuk, legfeljebb nem vesszük fel. Más szóval: a visszacsatolás nem mindig jó, nem mindig pontos és nem is mindig hasznos. A lényeg, hogy legyen, és bármilyen is, soha ne minősítsük.

Miért?

Mert azzal akarva-akaratlanul arra „neveljük” a környezetünket, hogy milyen visszajelzést adjon, ez pedig idővel a visszajelzés-csatornák szűküléséhez vezet. A visszajelzés kultúra valójában nem az egyes visszajelzésekről, hanem a személyek közötti csatornák kiépítéséről és fenntartásáról szól. Ez egy olyan dolog, amit ugyanúgy gyakorolni kell, mint a pozitív szemléletmódot.

Így csinálhatod!

Biztosítsatok kereteket a visszajelzésre! Például szervezzetek rendszeresen „visszajelző tábortüzet”, ahol a vezetők egy egy játék és népdal közt, nyugodt légkörben adhatnak egymásnak visszajelzést, minimális facilitációval. Ennek egy változata, hogy mindenki eldöntheti, milyen visszajelzést szeretne aznap hallani – csak pozitívat, vegyeset vagy csak negatívat –, ezt a megfelelő színű (például zöld, sárga, piros) kitűzővel jelzi a többieknek, és kezdődhet a "visszajelzés tábortűz".!

VISSZAJELZÉS TÁBORTŰZ

A teret készítsük elő, azaz közös megegyezésnek kell lennie, hogy egy ilyen TT lesz!
Lehet érdemes felidézni egy-egy nagy emlékezetes közös pillanatot, amit a csapat együtt élt meg. A kezdés előtt az általános TT szabályokon túl hasznos elmondani a visszajelzés szabályait is: 

1. Alapvetően pozitív.
2. Viselkedésre, és nem személyiségjegyre irányul.
3. Specifikus és kifejtett.
4. Ha negatív, akkor minél inkább szóljon a visszajelzésadó érzéseiről, mint a másik félről.
5. A visszajelzést nem minősítjük, csak megköszönjük.

Különböző színű kitűzőkkel lehet jelezni, hogy ki milyen visszajelzésekre nyitott. Aztán elindulhat a tűz a népdalokkal. A játékokat lehet helyettesíteni páros beszélgetésekkel, ahol megtörténnek maguk a személyes visszajelzések. A beszélgetések gyakran elmélyülnek, és ezzel semmi probléma nincs. Az is lehet, hogy egy piacteret játszunk el, ahol pozitív pletykákat lehet hallani. Ezzel mindenki előtt adhatunk pozitív megerősítést vezetőinknek, társainknak. És még rengetek játék és móka van, amit egy kis módosítással alkalmazni lehet egyfajta visszajelzés játékra. A TT vezetőnek fontos feladata, hogy fenntartsa a TT lendületét és ívét, pont úgy, mint a szokványos tábortűznél. Az esetleges negatív visszajelzések az elején, a kedves és megnyugtatóak a TT végén legyenek. A cél, hogy mindenki elérhető legyen a másik számára egy baráti és biztonságos közegben.

Forrás: